Employée de bureau

Mission

L’employé de bureau est responsable de l’accueil des intervenants et des usagers, ainsi que de l’enregistrement des nouvelles demandes. Il soutient également la responsable de secteur et l’assistante technique sur le plan administratif.

Objectifs

-  Apporter aux intervenants et aux personnes faisant appel à l’association un accueil courtois ;
-  Orienter les demandeurs, lors d’une première analyse de la situation, vers une aide adaptée à leurs besoins ;
-  Maîtriser et proposer une organisation claire et accessible à tous les membres du personnel administratif ;
-  Alléger la charge de travail du personnel administratif par une bonne gestion du traitement de l’information.

Activités principales

Administratives
-  Classement de documents divers (factures, bulletins de salaires…) ;
-  Saisie des règlements ;
-  Mise sous pli des factures ;
-  Traitement du courrier (enregistrement, expédition) ;
-  Saisie des bordereaux de chèque et CESU, et dépôt en banque ;
-  Préparation des dossiers pour les usagers en vue du diagnostic ;
-  Distribution des divers documents aux intervenants (notes de service, documents qualité, etc.)

Techniques
-  Accueil physique et téléphonique ;
-  Analyse initiale de la demande d’aide ;
-  Transmission du planning aux usagers ;
-  Recueil des éventuelles réclamations des usagers et des observations des intervenants.

Compétences requises

Compétences comportementales
-  Disponibilité ;
-  Capacité d’écoute ;
-  Réactivité ;
-  Capacité à se remettre en cause.

Compétences méthodologiques et instrumentales
-  Maîtrise des outils bureautiques et informatiques ;
-  Capacités organisationnelles ;
-  Sens de l’anticipation.

Compétences exigées par le poste
-  Rigueur ;
-  Discrétion ;
-  Adaptabilité.

Compétences spécifiques
-  Connaissances du secteur associatif et du travail social ;
-  Sens relationnel ;
-  Créativité.

Lien hiérarchique

Responsable hiérarchique
-  Responsable de secteur

Collaborateurs
-  Assistante technique