Responsable de secteur

Mission

La responsable de secteur est le garant de la relation triangulaire entre l’association, l’usager et l’intervenant. Référente directe des techniciennes de l’intervention sociale et familiale, elle supervise et coordonne leurs interventions et gère les aspects administratifs de ces dernières. Elle participe à l’élaboration et au suivi des actions partenariales. Elle exerce également la mission de référent qualité et, à ce titre, participe à la mise en œuvre de la politique qualité de l’association.

Objectifs

-  Apporter aux usagers une réponse appropriée à leur demande en termes de rythme, d’horaires et de choix de l’intervenant.
-  Apporter aux professionnels de terrain une écoute professionnelle.
-  Les aider à faire émerger des solutions liées aux difficultés rencontrées dans les familles.
-  Transmettre des connaissances techniques aux intervenants.
-  Faciliter l’exercice des diverses activités professionnelles au sein du service.
-  Favoriser les liens entre salariés pour maintenir et développer une dynamique d’équipe.
-  Maintenir et développer la qualité de service.
-  Atteindre et pérenniser la certification qualité.
-  Accompagner et dynamiser les équipes de travail dans l’évolution de leur métier.

Activités principales

Administratives
-  Vérifier les fiches de travail des TISF ;
-  Assurer le suivi des congés payés ;
-  Editer et assurer l’expédition des attestations fiscales ;
-  Assurer le suivi des cahiers de liaison ;
-  Rédiger, classer, diffuser et mettre à jour des documents qualité ;
-  Définir et garantir les processus d’accès au service ;
-  Assurer la préparation, l’évaluation et l’ajustement de la prestation de service TISF si nécessaire ;
-  Assurer la gestion du fichier planning en TISF ;
-  Saisir les heures effectuées dans les familles et établir les factures des organismes financeurs.
-  Assurer la gestion administrative des nouveaux salariés (TISF) ;
-  Rédiger les comptes-rendus des commissions qualité.

Techniques
-  Animer des groupes de réflexion composés de professionnels de terrain et rédiger des comptes-rendus ;
-  Procéder à l’achat des fournitures et matériels de bureau ;
-  Effectuer la facturation ( édition et suivi des factures) ;
-  Enregistrer les opérations comptables (saisie et contrôle) ;
-  Elaborer le manuel qualité ;
-  Assurer la construction d’outils, l’impulsion et la vérification du bon déroulement des actions mises en œuvre dans le cadre de la politique qualité définie par l’association ;
-  Veiller à l’évaluation de la qualité de service ;
-  Animer des réunions de TISF liées aux évaluations des interventions et des situations familiales ;
-  Assurer le lien avec les travailleurs sociaux et autres partenaires dans une logique de prise en charge globale de l’usager (assistante sociale, éducateur, tuteur…) ;
-  Transmettre les nouveaux documents et formulaires et favoriser leur appropriation par leurs destinataires ;
-  Recueillir les observations des intervenants.

Management
-  Ecouter les intervenants en cas de difficultés et rechercher avec eux des solutions techniques à l’aide de divers outils (documents de l’association, aide externe, expérience professionnelle) ;
-  Assurer le suivi des emplois en mandataire (contrat de travail, bulletins de salaires, fiches de poste…) ;
-  Accueillir et suivre les stagiaires (administratifs et TISF), mais également accompagner les tuteurs de stages ;
-  Participer aux entretiens d’embauche et préparer la réponse aux candidatures ;
-  Assurer la gestion du personnel TISF (plannings, écoute et gestion des conflits…)
-  Veiller au respect des valeurs et décisions prises par le Conseil d’Administration et la direction.

Activités liées à une suppléance

Compétences requises

Compétences comportementales
-  Capacités d’écoute ;
-  Rigueur ;
-  Capacités relationnelles ;
-  Capacités à se remettre en cause dans sa pratique ;
-  Réactivité.

Compétences méthodologiques et instrumentales
-  Capacités organisationnelles ;
-  Capacités techniques sur le plan de la gestion des ressources humaines ;
-  Bonnes connaissances de l’outil informatique et des logiciels spécifiques.
-  Maîtrise de la méthodologie des interventions à domicile.

Compétences exigées par le poste
-  Discrétion ;
-  Capacités d’adaptation ;
-  Ouverture d’esprit ;
-  Capacités à travailler en équipe ;
-  Sens de l’observation et de l’innovation.

Compétences spécifiques
-  Connaissances techniques liées aux fonctions des AD et des TISF ;
-  Aptitudes à l’animation de réunions.

Lien hiérarchique

Responsable hiérarchique
-  Directeur de l’association

Collaborateurs
-  Assistante technique
-  Employée de bureau